Utvikling
Hvordan skjult kunnskap kan velte IT-prosjektet
Oppdag hvordan skjult kunnskap i rutiner og prosesser kan velte IT-prosjekter, og hva du må kartlegge tidlig for å redusere risiko.
Den skjulte kunnskapen – og hvorfor den velter IT-prosjekter
I enhver virksomhet finnes det skjult kunnskap – erfaringer, rutiner og «taus kompetanse» som ikke er dokumentert. Det kan være gamle snarveier, spesialhåndteringer eller uformelle praksiser som ansatte tar for gitt, men som aldri er skrevet ned eller formalisert.
Når et nytt IT-system skal innføres, er dette ofte den største fallgruven: Systemet bygges ut fra det man tror man gjør – ikke det man faktisk gjør.
Hva er skjult kunnskap?
Skjult kunnskap kan være:
- Manuelle rutiner som «alltid gjøres sånn» uten at noen husker hvorfor.
- Kompenserende prosesser for gamle systembegrensninger.
- Mellommenneskelige avklaringer («Per vet alltid hvem vi må ringe»).
- Unntak og særhåndtering som aldri har funnet veien inn i prosedyrene.
Dette er ofte usynlig for både ledelse og leverandør, men helt avgjørende for at arbeidsflyten faktisk fungerer i praksis.
Hvorfor er det kritisk?
Når skjult kunnskap ikke identifiseres, skjer tre ting:
- Feildesign: Systemet dekker ikke alle virkelige behov. Resultatet blir lappverk og frustrasjon.
- Forsinkelser: Overraskelser dukker opp sent i prosjektet, når man oppdager «glemte rutiner» som likevel må støttes.
- Kostnadsoverskridelser: Nye funksjoner eller tilpasninger må bygges inn underveis – dyrt og tidkrevende.
Kort sagt: Det er en av de viktigste årsakene til at prosjekter sprekker.
Når hastverk skaper teknisk gjeld
Ofte kommer skjult kunnskap frem i en presset situasjon – for eksempel når en kritisk prosess stopper opp. Da blir løsningen å «fikse det raskt», i stedet for å løse problemet ordentlig. Resultatet er midlertidige omveier og teknisk gjeld som bygges inn i det nye systemet.
På kort sikt kan dette redde leveransen, men på lengre sikt blir systemet mer komplisert, dyrere å vedlikeholde og vanskeligere å videreutvikle. Dermed blir man sittende fast i de samme begrensningene man egentlig ønsket å komme bort fra.
Hvordan identifisere den skjulte kunnskapen?
Å finne den krever mer enn å lese prosedyrer eller spørre ledelsen.
Man må inn der kunnskapen sitter: hos brukerne.
Noen metoder:
- Skyggeverktøy: Følg ansatte i hverdagen og se hvordan de faktisk arbeider.
- «Hva gjør du når…»-spørsmål: Utforsk unntakssituasjoner og spesialcases.
- Kartlegging av snarveier: Hvilke «midlertidige løsninger» har blitt permanente?
- Tverrfaglige workshops: Samle folk fra ulike deler av virksomheten for å avdekke forskjeller i praksis og begrepsbruk.
Fra skjult til synlig kunnskap
Målet er ikke å bevare alle gamle vaner, men å synliggjøre hva som faktisk skjer. Da kan man stille de riktige spørsmålene:
- Er denne rutinen fortsatt relevant?
- Løser den et ekte forretningsbehov – eller bare en systembegrensning?
- Hvordan kan vi støtte dette behovet smartere i et nytt system?
Kjernen
Å identifisere skjult kunnskap er en av de viktigste – og mest oversette – oppgavene i et IT-prosjekt. Når man overser den, betaler man prisen i form av feildesign, forsinkelser, kostnadsoverskridelser – og teknisk gjeld. Når man avdekker den, bygger man løsninger som virkelig fungerer – ikke bare på papiret, men i den daglige driften.
Et nytt system må støtte både de uttalte behovene – og de skjulte rutinene.
Først da får man en løsning som holder i praksis.